En mi trabajo tengo muchas reuniones y, después de un tiempo, comienzas a coger el truco a esta forma de trabajar y sacas una conclusión un poco penosa, y es que más del 80% de las reuniones no sirve absolutamente para nada.
Naturalmente hay muchas modalidades y no cabe valorar igual una puesta en común de un trabajo ya realizado que un encuentro rápido para repartir tareas o resolver dudas o que una reunión para tomar decisiones o solucionar problemas o “atascos”.
Por mi naturaleza, muy jerárquica y a la vez tendente al individualismo, soy bastante poco amigo de reunirme, sobre todo para perder el tiempo, pero en una sociedad donde la participación, el consenso, la libertad de expresión y la igualdad en el peor sentido son amuletos sagrados, juntarse un montón de peña para comentarlo todo a cada momento se ha convertido en un auténtico estilo de vida profesional.
Hay una regla matemática: Cuanta más “reunionitis” padezca una organización, más inútiles serán las reuniones. Cuando tu jefe monta una reunión de ciento en viento, notificándote con antelación el orden del día y los asuntos a preparar, acudes con seriedad, con los temas organizados, con ideas y con voluntad de aportar soluciones, pensando “joder, una reunión, qué habrá pasado”. En cambio, si en un centro de trabajo tienen la dinámica de estar reuniéndose todo el día de forma improvisada acabas perdiéndole respeto a este sistema y yendo a los cónclaves en plan “otra vez a divagar para nada”.
Es muy complicado que las reuniones sean satisfactorias y eficientes. La mayoría de las veces tienen una estructura y un desarrollo muy desordenado. Suelen empezar muy bien, con alguien exponiendo en serio la cuestión, pero en cuanto empieza a intervenir la gente, rápido se dispersan todas las ideas y aquello acaba pareciendo una merienda de negros. Sin duda los dos principales defectos a los que suele tender cualquier reunión es a durar demasiado y a que los participantes hablen a destiempo y de lo que no entienden. De hecho las reuniones son ocasiones ideales para que los que no saben hacer la “o” con un canuto intenten demostrar sus “habilidades” más insospechadas.
Un ejemplo muy español de reuniones ineficaces y charangueras, aunque no sean de trabajo, son las juntas de las comunidades de vecinos, a las que por supuesto yo jamás asistiré a no ser que se derrumbe el edificio de viviendas o algo más grave.
Muchas reuniones tienen un fuerte efecto “tinta de calamar”. Es decir, que cuando alguien no tiene ni puta idea de algo o es incapaz de sacar adelante sus comentidos, lo típico es que intente convocar una reunión con todos los afectados para soltar allí el lastre de su incompetencia, disfrazándolo de circunstancias sobrevenidas, dudas acuciantes o problemas irresolubles, intentando implicar a todo el mundo en su marrón y espolvorear las responsabilidades.
Mi experiencia me dice que las mejores y más eficaces reuniones son las que tienen un componente muy formal, en las que existe una relación jerárquica rígida entre los asistentes, y son convocadas para asignar o explicar tareas, diciendo claramente qué objetivos deberá cumplir cada uno y en qué plazos exactos. Es fundamentalísimo que quien esté presidiendo corte de forma fulminante cualquier intento de tinta de calamar, excusa, divagación o desviación de los asuntos, y, sobre todo, que después del encuentro se haga un seguimiento riguroso de los trabajos encomendados advirtiendo de las consecuencias de los posibles incumplimientos y valorando también los logros y avances realizados. Para ello es fundamental que el líder que preside la reunión conozca al dedillo todos los detalles para poder hacer frente a excusillas, pegas y lloriqueos varios.
También suelen ser muy interesantes y útiles las reuniones que se convocan para pedir opiniones a técnicos o expertos en una determinada materia antes de tomar una decisión, siempre que tengan ocasión de haber estudiado el asunto con una mínima antelación. Jamás debe pretenderse que alguien opine o resuelva entuertos planteándole las cosas a bocajarro, práctica por desgracia muy frecuente.
Reuniones absurdas son las destinadas a explicar cosas que ya sabe todo el mundo, a hacer tormentas de ideas con gente que no va a trabajar en ese tema, a que alguien se luzca contando lo bien que ha sacado un trabajo adelante, a resolver un conflicto en el que ya está muy clara la posición de las partes (en estos casos hay que decidir por quien corresponda, sin reuniones ni gaitas), a repartirse trabajo entre iguales (¡jamás!), a convencer a alguien de algo entre varios previamente conchabados…
Las reuniones de trabajo deben tener un ambiente cordial, pero no pueden degenerar en charletas sobre nuestra vida, en chistecitos o en bromas. Luego, cuando termine la reunión, si tienes tiempo, te tomas un café con tus amiguitos, que al trabajo se viene –como su propio nombre indica- a trabajar y a ser profesionales.
Sobre este mismo tema, en La pluma:
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