jueves, 30 de septiembre de 2010

REUNIONITIS

En mi trabajo tengo muchas reuniones y, después de un tiempo, comienzas a coger el truco a esta forma de trabajar y sacas una conclusión un poco penosa, y es que más del 80% de las reuniones no sirve absolutamente para nada.

Naturalmente hay muchas modalidades y no cabe valorar igual una puesta en común de un trabajo ya realizado que un encuentro rápido para repartir tareas o resolver dudas o que una reunión para tomar decisiones o solucionar problemas o “atascos”.

Por mi naturaleza, muy jerárquica y a la vez tendente al individualismo, soy bastante poco amigo de reunirme, sobre todo para perder el tiempo, pero en una sociedad donde la participación, el consenso, la libertad de expresión y la igualdad en el peor sentido son amuletos sagrados, juntarse un montón de peña para comentarlo todo a cada momento se ha convertido en un auténtico estilo de vida profesional.

Hay una regla matemática: Cuanta más “reunionitis” padezca una organización, más inútiles serán las reuniones. Cuando tu jefe monta una reunión de ciento en viento, notificándote con antelación el orden del día y los asuntos a preparar, acudes con seriedad, con los temas organizados, con ideas y con voluntad de aportar soluciones, pensando “joder, una reunión, qué habrá pasado”. En cambio, si en un centro de trabajo tienen la dinámica de estar reuniéndose todo el día de forma improvisada acabas perdiéndole respeto a este sistema y yendo a los cónclaves en plan “otra vez a divagar para nada”.

Es muy complicado que las reuniones sean satisfactorias y eficientes. La mayoría de las veces tienen una estructura y un desarrollo muy desordenado. Suelen empezar muy bien, con alguien exponiendo en serio la cuestión, pero en cuanto empieza a intervenir la gente, rápido se dispersan todas las ideas y aquello acaba pareciendo una merienda de negros. Sin duda los dos principales defectos a los que suele tender cualquier reunión es a durar demasiado y a que los participantes hablen a destiempo y de lo que no entienden. De hecho las reuniones son ocasiones ideales para que los que no saben hacer la “o” con un canuto intenten demostrar sus “habilidades” más insospechadas.
Un ejemplo muy español de reuniones ineficaces y charangueras, aunque no sean de trabajo, son las juntas de las comunidades de vecinos, a las que por supuesto yo jamás asistiré a no ser que se derrumbe el edificio de viviendas o algo más grave.

Muchas reuniones tienen un fuerte efecto “tinta de calamar”. Es decir, que cuando alguien no tiene ni puta idea de algo o es incapaz de sacar adelante sus comentidos, lo típico es que intente convocar una reunión con todos los afectados para soltar allí el lastre de su incompetencia, disfrazándolo de circunstancias sobrevenidas, dudas acuciantes o problemas irresolubles, intentando implicar a todo el mundo en su marrón y espolvorear las responsabilidades.

Mi experiencia me dice que las mejores y más eficaces reuniones son las que tienen un componente muy formal, en las que existe una relación jerárquica rígida entre los asistentes, y son convocadas para asignar o explicar tareas, diciendo claramente qué objetivos deberá cumplir cada uno y en qué plazos exactos. Es fundamentalísimo que quien esté presidiendo corte de forma fulminante cualquier intento de tinta de calamar, excusa, divagación o desviación de los asuntos, y, sobre todo, que después del encuentro se haga un seguimiento riguroso de los trabajos encomendados advirtiendo de las consecuencias de los posibles incumplimientos y valorando también los logros y avances realizados. Para ello es fundamental que el líder que preside la reunión conozca al dedillo todos los detalles para poder hacer frente a excusillas, pegas y lloriqueos varios.

También suelen ser muy interesantes y útiles las reuniones que se convocan para pedir opiniones a técnicos o expertos en una determinada materia antes de tomar una decisión, siempre que tengan ocasión de haber estudiado el asunto con una mínima antelación. Jamás debe pretenderse que alguien opine o resuelva entuertos planteándole las cosas a bocajarro, práctica por desgracia muy frecuente.

Reuniones absurdas son las destinadas a explicar cosas que ya sabe todo el mundo, a hacer tormentas de ideas con gente que no va a trabajar en ese tema, a que alguien se luzca contando lo bien que ha sacado un trabajo adelante, a resolver un conflicto en el que ya está muy clara la posición de las partes (en estos casos hay que decidir por quien corresponda, sin reuniones ni gaitas), a repartirse trabajo entre iguales (¡jamás!), a convencer a alguien de algo entre varios previamente conchabados…

Las reuniones de trabajo deben tener un ambiente cordial, pero no pueden degenerar en charletas sobre nuestra vida, en chistecitos o en bromas. Luego, cuando termine la reunión, si tienes tiempo, te tomas un café con tus amiguitos, que al trabajo se viene –como su propio nombre indica- a trabajar y a ser profesionales.

Sobre este mismo tema, en La pluma:

- Un poco de jefología

- Aprendiendo a delegar

14 comentarios:

marian dijo...

En mi último trabajo todas las mañanas (por obligación)y antes de comenzar a trabajar, tenía que hacer una "especie de reunión" con la gente a mi cargo y soltarles lo que yo pensaba que era "el rollo". Al final era siempre lo mismo, hay que trabajar más, conseguir más resultados y perder menos el tiempo. Una chorrada porque no creo que sea necesario perder tiempo en eso, pero era obligatorio.

Isel dijo...

Completamente de acuerdo salvo en algún matiz.
Quizá no hace falta que sea tan jerárquico y excepcional.
Se pueden organizar reuniones cada x tiempo para hacer seguimiento de ciertos temas.
Simplemente hay que organizarlas como Dios manda, con su orden del día, es decir los temas a tratar y la duración y al final exponer las conclusiones.Eso básicamente.
Sino se eterniza y se habla de cualquier cosa sin terminar en nada. Aparte de que la curva de atención baja considerablemente desde la primera hora.
Hay verdaderos expertos en reuniones, en perder tiempo en ellas, divagando.
Recomiendo a los que tengan que convocar reuniones la lectura de algún libro de "Reuniones Eficaces" ya sea en papel o los millones que hay en internet.
Marian, también he sufrido esas reuniones y son inventos de algún gurú que escribió eso en algún libro sobre como motivar a los recursos humanos (que poco me gusta esa expresión), cualquier cosa que sea lea hay que hacerlo con algo de espíritu crítico...

Chirly dijo...

Usted tiene toda la pinta de trabajar en la Junta... He tenido que asistir a numerosas reuniones en despachos de todos los niveles de diversas consejerías, a menudo con profesionales como yo, venidos del mundo real. En esas reuniones siempre se repiten varias situaciones: primero nos miramos varias veces alucinados. Luego empezamos a hacer su trabajo que es el de planificar, proponer soluciones y plantear plazos realistas así como estimaciones aproximadas de costes. Luego ellos empiezan a perderse en un mar de dudas de quién tiene que aprobar esto ¿y si lo metemos en la cuenta de gastos en facturas de menos de 3.000? no, pero es mejor sacarlo a concurso por que así esto no pase por las manos de López, ya sabes... y una hora después de escuchar soplapolleces, chascarrillos y chismorreos socio-profesionales y resolver laberintos burocráticos que sólo entorpecen (y a menudo encarecen) las cosas, los del mundo real les pedimos que nos disculpen porque tenemos muchas cosas que hacer y ya si eso, cuando se aclaren, que nos llamen... Entonces pasan seis meses sin saber nada, para que te convoquen a una nueva reunión en la que hay que empezar de nuevo...

He de reconocer que cuando en la reunión estaba presente algún cargo del estilo a un director general o así, la cosa ha sido rápida y eficaz. Cuando la reunión he tenido lugar entre sus inmediatos colaboradores descabezados de su líder, ha sido un verdadero desastre.

Las reuniones más alucinantemente absurdas que he mantenido eran con un jefe de área de servicio o algo así... si duraban una hora y media, sólo aprovechaba cinco minutos, el resto era hablar del tiempo, de los niños, del coche que se había comprado no se quién y de la nueva camarera de la cafetería... ¡y tenía los cojones de llamar a eso trabajar!

Al Neri dijo...

Chirly, genial comentario. Me he partido. Ha definido usted con mucha gracia y acierto la diferente sensibilidad de la empresa y de la Administración. Aquella piensa en vender y esta en gastar; aquella en los fines y esta en los procedimientos para alcanzar esos fines.

La cabeza de los funcionarios discurre por los complejos vericuetos del procedimiento administrativo. El empresario y el ciudadano esto lo ven como "laberintos burocráticos que encarecen y entorpecen". El funcionario lo ve como una garantía de transparencia y rigor en el servicio a la sociedad.

Ambas partes tienen su razón. El procedimiento es importante cuando se sirve al interés general y no al mercado, pero en los últimos tiempos los trámites para hacer cualquier cosa se han multiplicado y cada vez son más complejos y absurdos. Cada vez hay más órganos, más normas y más trucos, formando una maraña indescifrable por nadie (ni por los funcionarios). Y esto mismo va contra la razón de ser de la Administración, que es servir.

El Subdirector del Banco Arús dijo...

Un post muy acertado, Sr. Neri.

Gracias a Dios sólo sufro dos reuniones por semana pero una de ellas se me hace inaguantable. Me parece un poco pérdida de tiempo y una capa más barniz burocrático e inútil que sólo sirve para diluir responsabilidades. Encima, durante un año me tocó ser el secretario y levantar actas de la misma. Actas que luego muy pocos se leían o, peor, enviaban comentarios cinco minutos antes de la nueva reunión cuando tenían los borradores en su poder con cuatro o cinco días de antelación. Al final, terminé poniendo morcillas para obligar a la gente a leerse las cosas con tiempo. Añadía cosas como "doña menganita opina que achilipú pu pu, achilipú" y cosas parecidas.

Otra de las reuniones me toca dirigirla a mí y, para que sea funcional, doy un orden del día a cada asistente con todo mascado. Así casi nadie habla y se termina pronto. Se convierte en un "hay que hacer esto y esto otro."

Yo también soy de naturaleza jerárquica e individualista y creo que eso de repartirse el trabajo entre iguales lo debió inventar un vago redomado con la intención de no dar palo al agua.

Creo que es mejor que el jefe asigne un trabajo a cada uno y que pida resultados llegados a un cierto plazo. Eso sí, cuando sucede, los vagos montan en cólera. Que se jodan.

Eso sí. Hay que mirar el lado positivo. Si se levanta acta, ésta puede servir para que no te salpique la mierda en el futuro dejando por escrito lo que tú has dicho.

El martes, en una discusión de estas acabé diciendo: "Parece que los políticos quieren ahora hacernos cargar con la responsabilidad de sus chapuzas. Si esto no ha salido ha sido por la mala planificación y el chanchulleo que se tienen en la Consejería y, encima, parece que cuando la cagan quieren que nosotros pongamos el culo. Y, de tanto que ponemos el culo, se han pensado que somos unos maricas. Ponlo en acta como suena o, si quieres, lo maquillas."

La chiquilla que hacía de Secretaría flipó.

alcalatravo dijo...

Siempre lo he dado por hecho. Es una incógnita esa fobia de los directivos a las reuniones. Lo malo es que a los que no compartimos ni por asomo su utilidad nos "invitan" a ellas de una forma tan sutil... (forzada), sin opción alguna a poder negarse a asistir.

ignatus dijo...

Muy buenos los comentarios de Chirly y el Subdirector: me han gustado mucho por lo bien que describen esas reuniones. Son muy ilustrativos para los que no han tenido la fortuna de "disfrutarlas" en persona.

Por lo demás coincido bastante con lo dicho en la entrada. Creo que el principal problema es la falta de concreción y sentido práctico de la mayoría de la gente, que, como bien se dice, debería evitarse con órdenes del día claros y una autoridad que pusiese orden para evitar desvaríos.

Chao.

Teutates dijo...

Tengo la desgracia de asistir a unas reuniones peculiares, que son las distintas comisiones que se celebran entre administración (provincial, autonómica o nacional)patronal y sindicatos y tengo que decir que son las reuniones más absurdas, inoperantes e ineficaces a las que he asistido en mi vida.
He vivido reuniones en la empresa privada, que normalmente suelen ser cortas y efectivas, dónde se tomaban decisiones rápidas, principalmente ante problemas sobrevenidos, aunque también las había de las que se comentan en la entrada, pero lo que veo en estas comisiones es lo más absurdo que hay sobre este tema, suelen durar un par de horas de las cuales durante hora y media, se comentan cuestiones personales muy serias de los asistentes (coincidencia en eventos, actividades vacacionales, jubilaciones del mes etc...) y el resto del tiempo, media hora a lo sumo, trata sobre el contenido de la reunión, que normalmente es la lectura de datos del último mes sobre el tema que atañe a la comisión, tras esto hay una ronda de ruegos y preguntas que se dedica a matizar lo que no quedó claro de la primera parte de la reunión "¿Entonces fulanita está en estado?"... Y punto y final.

sandra dijo...

Yo nunca he trabajado oficialmente, pero he estado varios años en la dirección de alguna asociación y para mí las reuniones eran bastante rollazo. Y cuando eran muy seguidas, ya era una auténtica pérdida de tiempo. Nadie se las preparaba como era debido asi que lo que tendría que durar una hora se hacía eterno.

En cuanto a la Administración... en varias administraciopnes se ha puesto muy de moda lo de las reuniones semanales para ver la evolución hacia los objetivos establecidos. La gente que conozco, puestos intermedios, no paran de decir que es una gran chorrada y una pérdida de tiempo tremenda: siempre hablan lo mismos, siempre tocan las narices los mismos, siempre están en plan estatua los mismos... y los eficientes, te mandan un informe para que tengas los datos antes de la reunión.

Al Neri dijo...

Bueno, su amiga la 28 me imagino que pondrá orden en todo ese guirigay democrático...

sandra dijo...

Sr. Neri mi amiga es estupenda en muchos sentidos, pero aún no está curtida en esas lides... pero todo se andará.

Por cierto, tengo confianza con más gente en la Administración: no toda la información la obtengo de "esa" amiga.

Buen finde!!

Suso dijo...

Si queréis ver lo que son algunas reuniones

http://www.youtube.com/watch?v=S_h3hcI_UOA&feature=related

Al Neri dijo...

Fantástica escena,Suso. No la conocía, ni la peli tampoco, pero ya estoy preparando una sesión en Salas Emule.

Es una forma curiosa de entender la motivación y las cosas que motivan a la gente. De todos modos trabajar en ventas de esa manera es durísimo y tiene sus estrategias propias que dan un poco de miedo.

Suso dijo...

Le falta ver el papelón de Al Pacino ( el ausente que citan en la reunión).

No se la pierda. Está repleta de detalles magníficos. Uno, que se aprecia en la escena, siempre está lloviendo y, aunque hace años que la vi, siempre es de noche.

Inolvidables actuaciones. Me agradecerá toda su vida que le haya descubierto esa película